Einkaufsorganisation – Welche Organisationsform ist optimal?

Wenn man sich Einkaufsorganisations-Charts anschaut, ist es nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen – aber eigentlich gibt es nur 4 grundlegende Möglichkeiten den Einkauf aufzustellen: Nach Warengruppen, Geografien (z.B. Regionen oder Länder), nach Geschäftseinheiten (z.B. Privat- und Geschäftskunden) oder nach Aktivitäten (Bals et al., 2018). Trotzdem beginnen Diskussionen zur Einkaufsorganisation oft mit einem anderen Thema – Zentralisierung. Schnell wird diskutiert, ob der Einkauf besser „zentralisiert“ werden sollte, oder „dezentral“ geführt werden sollte. Doch eigentlich ist es so, dass man sich zunächst für eine der 4 genannten Ausrichtungen entscheiden müsste und dann für diese den Grad der Zentralisierung festlegt.

Doch woran kann man festmachen, welche Struktur die richtige ist? Forschungsergebnisse dazu zeigen auf, dass dies von internen und externen Faktoren abhängig ist. Je nachdem, ob sich zum Beispiel geschäftsbereichsübergreifend Synergien finden lassen (z.B. Reifen übergreifend für PKWs und LKWs; oder identische Trägerstoffe für Tabletten in rezeptpflichtigen und freiverkäuflichen Segmenten) oder nicht, bietet sich eine Organisation nach Warengruppen mehr oder weniger an. Demgegenüber hat zum Beispiel eine aktivitätenorientierte Organisation (also z.B. eine Trennung in strategische, operative und analytische Einkaufstätigkeitsbereiche) Effizienz- und Spezialisierungsvorteile (Bals et al., 2018).

Der optimale Zentralisierungsgrad lässt sich dann anhand weiterer Faktoren in einem zweiten Schritt ebenfalls bestimmen. Dabei ist zu bedenken, dass heute oft keine schwarz-weiß Lösung zentral-dezentral, sondern durchaus auch eine „hybride“ Lösung in Frage kommt. Studien zeigen, dass hybride Zentralisierungsgrade, d.h. solche die Elemente von zentraler und dezentraler Steuerung verknüpfen, generell eine immer weitere Verbreitung finden (Bals et al., 2018). Das ist insofern wenig überraschend, da damit – unter gutem Design der notwendigen technischen und kommunikativen Voraussetzungen – die Vorteile von Zentralisierung und Dezentralisierung weitestgehend vereint werden können.

Bei der Wahl der Organisationsstruktur und des Zentralisierungsgrades nach einem strukturierten, wissenschaftlich-fundierten Plan vorzugehen, hat sich auch in der Praxis bewährt. Hierbei haben wir neben Erkenntnissen aus der Forschung auch umfassende praktische Erfahrung in der Konzeption und Implementierung von neuen Einkaufsorganisationen in der Chemiebranche, Bauindustrie und Pharmabranche.

Quelle:

Bals, L., Laine, J., & Mugurusi, G. (2018). Evolving Purchasing and Supply Organizations: A contingency model for structural alternatives. Journal of Purchasing and Supply Management, 24(1), 41-58, https://doi.org/10.1016/j.pursup.2017.10.001.